Vi har redan smugit i gång vår tjänst för digital signering men när vi släpper den uppdaterade versionen av Projektportalen kommer de sista pusselbitarna vara på plats.
Det här är en funktion som varit efterfrågad en längre tid och nu är vi snart i mål. Enkelhet, spårbarhet och säkerhet har varit ledorden när vi tagit fram signeringstjänsten som har många fördelar jämfört med den manuella motsvarigheten.
Fördelar med digitala signeringar
Papper och penna-tiden är förmodligen snart helt förbi och det digitala kommer vara standard inom det mesta, så även signeringar. I många branscher är det redan så men bygg- och hantverksbranschen har en liten bit kvar innan det är helt standardiserat med digitala signaturer.
Fördelarna med att använda sig av digitala signaturer i stället för manuella underskrifter är många.
Här har vi några exempel:
Snabbhet – Dokument kan signeras i realtid och kortar på så vis ner väntetiden avsevärt.
Säkerhet – När man använder en plattform som Mobilt Bank-ID för signering ger det en hög säkerhetsnivå. Användarens identitet verifieras och det minskar risken för falska underskrifter.
Arkivering och förvaring – Det är enkelt att förvara och arkivera signeringar och de är enkla att hitta om man skulle behöva leta fram en signering flera år tillbaka i tiden.
Tidsbesparande – Eftersom allt sköts digitalt behöver inte dokument förberedas för utskrift eller postas.
Spåra och återkalla – Det går att följa signeringens status och se om den är granskad eller. Det går även att återkalla dokumentet innan det är påskrivet om så önskas.
Tid- och datumstämpel – n digital tids- och datumstämpel gör det lätt att se exakt när dokumentet är påskrivet.
Ansvarsskyldighet – Eftersom varje signatur kan spåras till en specifik individ ökar det ansvarsskyldigheten och minskar risken för tvister.
Det finns naturligtvis fler fördelar än så här med att använda digitala signaturer, bland annat innebär det minskade kostnader, mer miljövänligt, integration med system och så vidare. Listan kan göras lång och det är så klart en av anledningarna till att vi valde utveckla denna funktion.
Signeringstjänsten i Projektportalen
Skapa – Kontrollera – Skicka – Invänta svar
Ja, det är faktiskt inte svårare än så. Vi har försökt hålla skapandeprocessen så enkel och smidig som möjligt för att det ska vara lätt att skicka och följa sitt dokument, oavsett om det är ett anbud, avvikelse eller ÄTA-arbete.
Status
I vår signeringstjänst finns det möjlighet att följa dokumentet från skickat till signerat. Det går däremellan att se om mottagaren läst dokumentet, då får det status granskad. Skulle man även vilja återkalla ett dokument innan det är påskrivet finns också den möjligheten.
Genom att kunna följa statusen på dokumentet har avsändaren hela tiden koll på i vilket stadie avtalet befinner sig. Kanske är ett stort ÄTA-arbete granskat men inte påskrivet och godkänt. Då kan en vänlig påminnelse vara på sin plats för att komma vidare i arbetet.
Fler mottagare
Är det fler personer som måste godkänna ett anbud eller tilläggsarbete går det att lägga till obegränsat med mottagare. Man ser även i Projektportalen vilka mottagare som granskat och/eller signerat dokumentet och vilka som inte gjort det.
Övrig information
Grundläggande information som avsändare, tid- och datum, avtal, tillhörande projekt eller serviceorder och historik finns också att tillgå.
När ett dokument är signerat syns en notis i Projektportalen så avsändaren vet att någonting har hänt.
Varför vi utvecklat signeringstjänsten
Att bygga en egen signeringstjänst i Projektportalen är ytterligare ett steg till att våra användare endast ska behöva använda ett system och inte flera olika.
Vi vet att det finns andra signeringstjänster där ute som har fler funktioner, tillval och andra delar som vi inte matchar i dagsläget. Men vi är inte heller en uteslutande signeringstjänst.
Att bygga in en grundläggande funktion för digital signering i vårt projektverktyg vet vi skapar stort värde för våra användare som kan säkerställa affärer, få en tydlig överblick på sina skickade dokument samt en bättre möjlighet till uppföljning.
Dessa delar, i kombination med den ekonomiska översikten och fördelen med att ha allt samlat på ett och samma ställe – inklusive projekt och serviceorder – är å andra sidan något som få andra system kan matcha.
