Ingen kunde se in i varandras projekt
Innan Creanova bytte till Projektportalen använde de ett annat system, men som var mer nischat för den ekonomiska uppföljningen. Det fungerade, men på ett sätt som skapade sårbarhet. Transparensen saknades helt. När nyckelpersoner var sjuka eller frånvarande hade ingen annan möjlighet att gå in och stötta eller ta över utan att stöta på stängda dörrar.
– Det stora problemet var att man inte kunde gå in och stötta varandras projekt på ett enkelt och smidigt sätt, säger Johan Egeland på Creanova, och kollegorna Antonios Eriksson och Beatrice Berglund instämmer.
Implementationen: med arvet i bagaget
Systembytet togs emot väl internt – något som Creanova delvis tillskriver att det var en av de mer erfarna i organisationen som initierade frågan. Personalen genomgick en genomgång på ungefär en timme där de fick svar på sina frågor, och sedan rullade det på.
Onboardingen tog lite tid, framför allt för att gamla projekt från det tidigare systemet behövde migreras. Det krävde att man städade upp i historiken och "ärvde en del gamla synder". Men med tre utbildningstillfällen och lathundar framtagna intern samt tillsammans med Projektportalen kom teamet igång.
Översikt och fakturering som flödar
Idag lyfter Creanova framför allt tre områden där skillnaden är stor.
Översikt och projektuppföljning
Att logga in och direkt se status på alla sina projekt – ekonomi, tidrapportering, avvikelser – är något Creanova aldrig haft tillgång till tidigare utan egna Excelfiler. Nu är det flera personer som alla kan se om personalen rapporterat rätt, istället för att den informationen var låst hos ekonomiansvarig. Det är också här den positiva överraskningen sitter: all statistik och uppföljning man kan få ut ur systemet.
– Ekonomiuppföljningen i projekt är helt outstanding, säger Johan Egeland.
Faktureringen
Det som tidigare var en tidskrävande process går nu snabbt och smidigt. Varje projektledare äger sin fakturering fullt ut – att överlämna den till någon annan skulle ta längre tid än att bara lösa det själv, vilket är ett tecken på att systemet fungerar.
– Vi har effektiviserat vår fakturering. Det har verkligen inneburit en tidseffektivisering för oss, säger Antonios Eriksson.
Anbudsfunktionen
Teamet har börjat använda den mer och mer. I ledningsgruppen kan de nu synka kring pågående anbud i realtid – vad vänster hand gör och vad höger hand gör. Funktionen används ännu inte fullt ut, men riktningen är tydlig.
Enkelt, smidigt, överskådligt
Frågar man Creanova vad Projektportalen är, är svaret rakt: enkelt, smidigt och överskådligt.
Och om man frågar vilket verktyg de skulle ta med till en öde ö? Svaren säger en del om hur bred nytta systemet ger. Antonios landar i Nya rapporter – "magisk varje månad när man ska följa upp arbetstider och beläggningsgrad." Johan tar med sig Blixtfaktura. Beatrice väljer hela faktureringsfliken. Tre personer, tre olika favoriter – men samma slutsats: arbetsmetodiken sitter, faktureringen flödar, och hela teamet har koll.
