Byggbranschen brottas med förhållandevis låga vinstmarginaler där minsta felräkning kan bli ödesdiger. Den kännetecknas dessutom av komplexitet och många oförutsedda händelser. Det kan ofta vara en grannlaga uppgift att se till att projekt ros i land med lönsamhet – eller i vart fall ingen förlust. Konkurser är vanliga, men många byggföretag gör dessvärre onödiga missar.
Som ägare till eller platschef på ett mindre eller mellanstort byggföretag är projektledning och -styrning två av många viktiga uppgifter, sannolikt de viktigaste. Det som skiljer byggföretag från andra producerande företag är dels att det som produceras är olika från gång till gång med stora variationer vad gäller projektens längd och omfattning, dels att byggprojekt ofta är mer komplexa än produktionsprocesserna i andra företag. Konkurser är tyvärr är relativt vanliga i branschen. Det är därför inte förvånande att begreppet ekonomistyrning fått ökat intresse på sistone.
Ekonomistyrning handlar i grunden om att ha koll på utgifter och intäkter – och tajmingen av dessa.
Det omfattar förutom planering, kalkylering och uppföljning, att sätta mål och att göra avstämningar för att upptäcka och korrigera avvikelser. Ett av de viktigaste styrverktygen är projektets budget och en regelbunden avstämning av de verkliga kostnaderna ger kontroll över projektets ekonomi och visar vilken slutkostnad projektet kan väntas få.
Det finns flera faktorer som kan få produktionen att avvika från den första kostnadsuppskattningen. Avvikelserna i byggprojekt har visat sig vara relativt jämnt fördelade mellan projekterings- och produktionsfasen. I projekteringsfasen kan det röra sig om samordningsmissar, felaktig projektering eller ofullständiga ritningar, medan det i produktionen ofta handlar om felaktiga utföranden eller fel i materialhantering. Allt detta kräver att man kontinuerligt följer upp och har kontroll över avvikelserna.
Den goda nyheten är att det idag finns verkligt bra och användarvänliga systemstöd, som på många sätt kan både förenkla, spara tid och göra kalkylerna mycket mer pricksäkra. Där projekteras och följs projekt upp med hjälp av kalkyler och avstämningar, och genom att ha data samlat på ett och samma ställe, har man ordning på̊ alla kostnader, intäkter och inblandade personer. Den dåliga nyheten däremot är att okunskapen tycks stor om den hjälp som IT-stöd verkligen kan ge.
Jag får erkänna att jag tidigare var skeptisk till det här med formell ekonomisk styrning. Jag är ju inte fostrad i skolvärlden och hade bilden att en ’riktig entreprenör’ i princip kan skissa ned en hållbar kalkyl på en servett. Men jag har definitivt fått tänka om, efter att ha sett fördelarna med bra projektstöd, berättar Emil Sigsjö, vd på EnTek, ett bolag som vuxit närmast explosionsartat, med bibehållen lönsamhet och likviditet tack vare ekonomisk styrning och med ett smart projektverktyg till hjälp.
Förutom ett bra projektstöd, finns ett antal grundläggande faktorer för en framgångsrik ekonomistyrning:
1. Datainsamling
Grunden i ekonomistyrningen är den data som används. Det är viktigt att insamling av aktuella data sker kontinuerligt, att den analyseras och inte minst att man agerar på den. Viktigast att ha koll på är ofta arbetskostnaderna eftersom de inte sällan utgör den största delen av totalkostnaden för projektet. Dessutom kan de vara en god indikation på när produktionens kostnader drar i väg åt fel håll. Viktigt här är att ta med samtliga kostnader som bör belasta projektet, dvs även overheadkostnader såsom övergripande lönekostnader för till exempel projektledare, lokalkostnader, försäkringar, lönehantering, etc.
2. Avstämningar
Avstämningar, dvs att jämföra produktionskalkylens värden (de uppskattade kostnaderna) med de verkliga kostnaderna, bör göras ofta. Särskilt viktigt är det i början av projektet för att förhindra att kostnader i produktionen drar i väg, då det är mer lönsamt att åtgärda eventuella problem i ett tidigt skede.
3. Analys/förståelse för och agerande på signaler
Informationen som fångas upp i avstämningen är oerhört viktig och det krävs analys av och förståelse för signalerna, inte minst viktigt är att kunna skilja normala (så kallade ÄTA- arbeten) från andra, mer alarmerande avvikelser.
Tyvärr finns fortfarande företag som inte riktigt har koll på vilka kunder som är lönsamma och inte. Vår bild är att det ofta handlar om att man missar kostnader, framför allt overheadkostnader, eller för sent får in tidrapporter. Det kan också handla om att man inte får helhetsbilden för att man kör i olika system. Resultatet är att en kund som kan se lönsam ut kanske i själva verket är en ren förlustaffär, säger Martin Ahlström, vd på Projektportalen. Det är synd att inte fler använder sig av systemstödets fulla potential, särskilt när det är relativt enkelt att verkligen få koll.
