När Grums Husplåt fick in det största projektet i företagets långa historia, insåg man att det inte skulle räcka med papper och penna längre. Det krävdes digital hjälp för projekthanteringen. Efter ett möte på branschorganisationen Plåt- och Ventföretagen där Projektportalen presenterats, valde man att satsa på verktyget. Det har de inte ångrat. Förutom att det sparar tid och ger bättre koll i projekten, bidrar det även till en mer komplett fakturering och ger en ännu bättre helhetsbild av företaget anser ägarna.
Grums Husplåt, som nästa år firar 50 år, är ett av Värmlands största byggnadsplåtslagerier, med regionens största tillverkningslokaler. Tillsammans med sina 14 anställda arbetar ägarparet sedan 5 år, Anders och Johanna Dahlén, åt både företag och privatpersoner. De utför bland annat taktäckningar, fasadarbeten, sömsvetsade arbeten, takmålningar samt montering av solceller.
När vi köpte företaget för fem år sedan var det ett väldigt manuellt bolag, det vill säga tidrapportering och det mesta i projekten sköttes för hand. Det var mycket papper och penna. Nästan direkt efter att vi hade tagit över fick vi in det största projektet i bolagets historia och vi insåg att det inte skulle vara möjligt att sköta denna stora affär med tidigare pappersbaserade lösningar, berättar Johanna Dahlén, en av delägarna.
Skepsis till en början
I samma veva var Johanna på ett informationsmöte hos branschföreningen Plåt- och Ventföretagen. Där presenterades projektverktyget Projektportalen. Johanna insåg direkt vilka stora förbättringar som gick att göra och hur verktyget skulle kunna underlätta och åkte hem för att övertyga Anders.
Med facit i hand kan vi säga att vi inte hade klarat det stora projektet lika väl utan Projektportalen. Jag får erkänna att jag personligen var skeptisk till en början. Jag tyckte nog att det funkade bra som det var, men det har jag ju fått omvärdera, säger Anders.
Och skepsisen fanns även bland medarbetarna. Flera tyckte inte att det behövdes några förändringar. Men i takt med att man såg fördelarna med den digitala lösningen vändes bilden och numera är det ingen som vill tillbaka till hur man arbetade innan.
Många fördelar med Projektportalen
Fördelarna med Projektportalen är många tycker Johanna och Anders. Viktigast är att man numera har en tydlig överblick över projekten: de kan få direkt feedback på hur de ligger till i projekten och efterkalkylen görs löpande istället för långt senare. Dessutom sparar det tid och har effektiviserat det administrativa arbetet.
Det är mycket tid som sparas med Projektportalen, tid som vi istället kan lägga på till exempel nya kunder eller fakturerbart arbete. Det är svårt att säga exakt hur mycket tid vi sparar, men det är betydande, säkert 25-30%, säger Johanna.
Kan fakturera mer
Ytterligare en viktig fördel är att man dessutom fått till andra rutiner kring att verkligen fakturera för allt nedlagt arbete. Tidigare kunde det hända att man missade att skriva ner visst servicearbete eller tillkommande jobb i ett projekt som därmed inte fakturerades. Nu finns en helt annan koll på alla moment i projektet och ÄTA-arbeten förs löpande in i Projektportalen. De kan därmed se till att få betalt för allt de gör.
Ger mer trovärdighet
En annan fördel som Anders lyfter är att det ger ett trovärdigt intryck att ha Projektportalen.
Vissa samarbetspartners, till exempel de större byggbolagen som Skanska, Peab och NCC, förväntar sig att vi ska ha ett projektledningssystem. Det ger en helt annan trovärdighet.
Johanna Dahlén & Anders Dahlén – Grums Husplåt
Rekommenderar Projektportalen
Båda avslutar med att säga att de verkligen rekommenderar Projektportalen.
Projektportalen har inneburit en stor förändring till det bättre. Det är väldigt enkelt att använda, sparar oss tid och vi slipper tappa fakturering längs vägen, säger Johanna. Det känns dessutom väldigt bra att systemet är utvecklat av branschen, med kunskap och förståelse för de arbetsmoment vi utför och har behov av att få med oss i ett projektledningssystem. Systemet är stort och det finns delar som vi ännu inte utnyttjar. Nästa steg för oss är att börja använda systemet för KMA.
Projektportalen är väldigt bra att ha att göra med, de är lyhörda för våra önskemål och var en stor hjälp på flera sätt när vi sjösatte detta stora projekt. Vi rekommenderar dem varmt, avslutar Johanna och Anders.
