Du kanske redan har tagit steget att välja ett projektverktyg som passar din verksamhet. Men det är först när verktyget används fullt ut i vardagen – av både fält och kontor – som ni börjar se de riktiga effekterna.
Den verkliga vinsten ligger i att verktyget blir navet i dina projekt: från första offert till färdig faktura. I den här artikeln går vi igenom hur du får ut maxvärde av ditt projektverktyg, med Projektportalen som exempel.
I många bygg- och installationsföretag lever informationen i silos. Kalkyler finns i ett system, tidrapporteringen i ett annat, avvikelser hanteras i mejl, sms eller på papper – och ekonomin ligger i ett helt separat system. Det leder lätt till tappad information, fel i fakturor och en osäker bild av hur lönsamma projekten faktiskt är.
Ett modernt projektverktyg ska istället knyta ihop hela kedjan. Offert, kalkyl, planering, genomförande, tid och material, ÄTA, dokumentation, fakturering och uppföljning behöver hänga ihop i ett och samma flöde. Det är här Projektportalen kommer in – en plattform byggd för bygg- och installationsbranschen, där allt hänger ihop från start till mål.
Med Projektportalen samlas informationen på ett ställe, och du får en överblick över status, tider och kostnader i realtid istället för att lägga tid på att jaga uppgifter i olika system eller ringa runt till kollegor. Effekten blir färre överraskningar, tryggare marginaler och enklare beslutsfattande.
Att “veta i efterhand” hur ett projekt gick är sällan tillräckligt. För att kunna styra mot lönsamhet behöver du se läget medan projektet pågår. Hur mycket tid är nedlagd jämfört med budget? Vilka ÄTA-arbeten har registrerats och är de offererade och godkända? Finns det något som riskerar att glömmas bort i faktureringen?
Med Projektportalen samlas informationen på ett ställe, och du får en överblick över status, tider och kostnader i realtid istället för att lägga tid på att jaga uppgifter i olika system eller ringa runt till kollegor. Effekten blir färre överraskningar, tryggare marginaler och enklare beslutsfattande.
En vanlig fallgrop när man inför ett nytt system är att det fastnar på kontoret, medan fältet fortsätter i Excel, block och chattappar. Nyckeln är att göra det enkelt för alla att jobba i samma verktyg. Montörer och installatörer ska snabbt kunna rapportera tid, registrera material, skapa serviceorder, göra egenkontroller och lägga till bilder direkt på plats – utan krångel.
För kontoret innebär det att underlaget till lön, faktura och uppföljning redan finns i systemet, kopplat till rätt projekt, istället för att någon ska jaga information i efterhand. Projektportalen är byggd för att fungera lika bra i mobil och surfplatta som på datorn, så att kontor och fält faktiskt möts i samma flöde och vardagen blir smidigare för alla.
Bygg- och installationsprojekt kräver mycket dokumentation. Egenkontroller, avvikelser och ÄTA-hantering, foton från platsen, protokoll och intyg är alla delar som kan bli avgörande vid en besiktning, en tvist eller en reklamation. När de här underlagen ligger utspridda i pärmar, mejltrådar eller personliga mobiler ökar både risken för att något tappas bort och tiden det tar att hitta rätt information.
När dokumentationen istället är samlad i projektverktyget och kopplad till respektive projekt och aktivitet får du spårbarhet, tydlighet och ordning. Du ser vem som gjort vad och när, har alltid ett underlag att luta dig mot och slipper oron över att viktig information ligger gömd i någon annans inkorg. Projektportalen är utformad för att göra dokumentationen enkel i stunden – men också hållbar på sikt.
En stor irritation i många verksamheter är att samma uppgifter måste registreras flera gånger. En montör rapporterar tid och material i ett system, någon på kontoret matar in samma uppgifter i ekonomisystemet, och löneunderlaget kräver ytterligare handpåläggning. Det tar tid, ökar felrisken och gör att digitaliseringen upplevs som merarbete istället för stöd.
Genom att låta ditt projektverktyg integrera och prata med ekonomisystem, löneprogram (till exempel via PAXml-standard) och grossisternas artikel- och prislistor kan mycket av detta automatiseras. Projektportalen erbjuder den typen av integrationer utan extra kostnad, vilket gör att ni slipper dubbelregistrering, minskar antalet fel, kan fakturera snabbare och frigör tid till arbete som faktiskt skapar värde.
En avgörande faktor för att lyckas handlar inte bara om vilken lösning ni väljer, utan hur ni inför det. Om projektverktyget blir något som “finns där” men som få använder i praktiken, uteblir effekten.
För att komma igång på riktigt behövs en tydlig plan för vilka projekt eller grupper som startar först, hur utbildningen ska se ut och vilket stöd som finns i vardagen när frågorna dyker upp. Kontoret och fältet kan behöva olika typer av introduktion, men båda sidor måste känna att systemet underlättar deras arbete.
I Projektportalen ingår support, onboarding och utbildning med fokus på att ni ska använda systemet i verkligheten, inte bara ha ännu ett inlogg. Det gör tröskeln lägre och ökar chansen att det nya arbetssättet faktiskt landar.
Erfarna projektledare har ofta en stark magkänsla för hur projekten går, men när företaget växer, projekten blir fler och uppdragen större räcker känslan inte alltid till. Det blir svårt att ha överblick över allt, och beslut riskerar att fattas på för gamla eller ofullständiga underlag.
Med ett projektverktyg som ger realtidsdata får du ett helt annat stöd i ditt ledarskap. Du ser vilka projekt som följer plan och vilka som börjar avvika, kan fånga upp tappade timmar eller oregistrerade ÄTA-arbeten innan de blir ett problem och kan jämföra projekt för att lära till nästa affär. Projektportalen ger dig den överblick du behöver för att kombinera din erfarenhet med tydliga siffror – och ta beslut som stärker lönsamheten.
Ett projektverktyg gör ingen nytta bara för att det är upphandlat och installerat. Det är först när det knyter ihop hela kedjan från offert till faktura, används av både fält och kontor i samma flöde, håller ordning på dokumentation och underlag, hänger ihop med ekonomi, lön och grossister, införs med genomtänkt stöd och utbildning, och ger dig realtidsdata istället för enbart magkänsla – som det på riktigt börjar bidra till mer lönsamma projekt med mindre stress.
Se hur Projektportalen kan hjälpa dig att driva mer lönsamma projekt med bättre kontroll – från första offert till sista faktura.